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平成21年度 通常総会 議事録

1.開催日時  平成21年5月23日 10時35分〜12時35分

2.開催場所  東京国際交流館・プラザ平成・国際交流会議場(東京都江東区)

3.有効出席数 正会員総数1182名中779名(うち当日出席者140名、議長委任者529名、書面表決者110名)

4.審議事項、議事の経過の概要及び議決の結果

<議長の選出>
 定刻、当法人定款の規定により、徳田事務局長が議長の選出について出席者に諮った結果、総会に出席した正会員の中から大木豊成さんが議長に推薦され選出された。議長は総会の開会を宣言、事務局より正会員総数、有効出席数、書面表決結果の報告を行い、議長は本総会が適法に成立する旨を宣した。続けて、議事録署名人の選出について出席者に諮った結果、中部支部の鳥羽秀人さん、北海道支部の鈴木佳代子さんが選出された。また、本日出席の理事・監事の紹介があり、議案の審議に入った。

<第1号議案> 平成20年度事業報告並びに決算及び監査報告について

(1)議案説明
 総会議事資料に基づき、以下の通り加藤理事より事業報告及び決算の説明が、平山監事・西田監事より監査報告があった。

(事業報告)
 昨年度テーマから「現場」を引き継ぎ、自らが行動を起こすために「現場をつくろう!」を意識した年であった。自律分散的な活動が活発になり、会員それぞれの現場での実践が促進された。特に、現場紹介制度では5つの分野でプロジェクトが実施され、NPOとしての社会貢献ができた。
 調査・研究事業においては、各支部で現場の問題を取り上げた定例会や、定例会以外の小集団活動が目立った年であった。教育・普及事業においては、公開セミナーの演習テーマの変更など内容のリニューアルと、講師育成・セミナー委員合宿による運営強化を行い、ファシリテーション普及の裾野を広げるための活動を行った。
その他、全国フォーラム・地域イベントの開催、白書の発行、ニューズレターの発行、ウェブのリニューアル、マスコミへの対応など、様々な形でFAJ内外での情報発信を行った。特にウェブのリニューアルにおいては、更新作業が分散できるようになり、運営面で効果をあげた。
 組織運営に関わる活動としては、全国の運営メンバーによる研修交流会を開催し、NPOとしての心構えや定款・規程の確認、課題の共有などを行い、運営基盤の強化を行った。事業基盤という点では、沖縄サロンが発足したほか、各拠点で新入会員への説明の強化、運営規程類の整備への着手などがなされた。

(会計報告)
 経常支出において、予算に対して調査・研究事業における会場使用料が△62.9%、会議費が△25.7% となったのは、予算計上が甘いのではなく、各支部で出費を低く抑える努力や会場を借りない方法での会議の開催によるものと見ている。教育・普及事業における会場使用料が143.1%となったのは、公開セミナー開催回数が予定より増えたためである。管理費における交通宿泊費が 137.9%となったのは、理事会にかかる出張費の見積もりが一部甘かったことによる。

(監査報告)
 会計については、4月11日に監査を実施したが、法令及び定款に違反する重大な事実はなく、財産及び収支の状況はいずれも適正妥当であった。昨年度指摘した公開セミナーの会計処理プロセスにおいても改善が見られた。本年度からは消費税課税事業者となるため、事務局や会計担当を中心に対応がなされることとなる。
 業務については、理事会への陪席などから執行状況について適正であることを確認している。ただし、本年度に入ってから資産(プロジェクター)の紛失事故が発生しており、今後も管理強化・経過観察が必要である。

(2)質疑応答
 議長より、3名程度のグループで意見交換をするよう促しがあり、その後、挙手による質問を受け付けたところ、以下の通り質疑応答があった。

質問)支出が収入を上回ることを前提とした予算が立てられ、結果としては収入が上回ったが、このことについて説明してほしい。
回答)(加藤理事)会場使用料や会議費の抑制における運営メンバーの努力や、公開セミナーの開催回数の増加により、プラスに転じたと捉えている。

質問)ゆうちょ銀行の預金残高が多額に及んでいる理由を説明してほしい。
回答)(徳田理事)年会費の振込先口座であることから蓄積されたもので、意図的なものではない。リスク分散のためにも今年度中に振替措置をとることとしたい。

提案)議決の方法を事前に説明してほしい。
回答)(議長)議長委任と書面表決により出席者の過半数を満たしているため、拍手による議決を行いたい。

(3)審議結果
 参加者の拍手により、賛成多数にて承認された。(参考:議長委任 529、書面表決 賛成 110 反対 0)

<第2号議案> 平成20年度事業計画並びに予算について

(1)議案説明
 総会議事資料に基づき、以下の通り加留部理事より事業計画及び予算についての説明があった。

(事業計画)
 昨年度の現場紹介事業により、現場の悩みや苦しみを把握することができた。今年度は「現場をつなごう!」というキーワードを掲げ、人や組織の中間的な媒体になることで、人と人のつながりが危うい状況の中でNPOとしての価値を提供していきたい。
 調査・研究事業においては、会員間の交流を実践的な活動へとつなげる仕組みをつくっていきたい。教育・普及事業においては、引き続き公開セミナーの内容をブラッシュアップするとともに、開催地を拡大していきたい。支援・助言事業においては、現場紹介制度の充実のために、恒常的に活動をバックアップするチームを設置したい。交流・親睦事業においては、地域イベントの開催や2010年中部での全国フォーラム開催に向けた準備を予定している。また、関連団体とのつながりを強化していきたい。
 広報・コミュニケーション活動においては、さまざまな媒体を活用した広報活動を行うほか、ニューズレター作成に関わる会員を積極的に募り、参画を高めていきたい。また、広報という視点でニューズレター編集委員会とウェブ編集委員会の連携を強化し、将来的には統合も検討したい。
 組織運営に関わる活動においては、新たなメンバーへFAJの活動や価値観をどのように伝え、つなげていくかを考え、実践したい。会員数が基盤となる組織ではあるが、会員はファシリテーション普及の仲間であり、単純に数を増やすのではなく、自発的な活動の担い手としての役割を期待したい。担当理事制を維持しつつ、幅広い活動を支える体制を模索していきたい。

(収支予算)
 予算作成にあたっては、必要な時と場に必要な支出ができるよう検討した。1000名を超える規模で継続的に活動ができるよう、運営に関わる会員には可能な限りサポートをし、身の丈にあった支出を強化したい。

(2)質疑応答
 議長より、3名程度のグループで意見交換をするよう促しがあり、その後、挙手による質問を受け付けたところ、以下の通り質疑応答があった。

質問)理事選挙について、運営委員が推薦する方法となっているが、会員全員を知っているわけではないので推薦できる人が限られる。推薦の方法を変えられないか。また、各支部から担当理事を直接選出することはできないか。
回答)(加留部理事)検討の余地があることである。バランスを取るためにも、選出のあり方については研究していきたい。身近な会員しか知らないという点については、ぜひ支部を超え、交流していただければと思う。

質問)理事は重大な責務にもかかわらず無報酬(交通費のみの支給)となっており、選挙で推薦するのが申し訳ないと感じている。責任に見合う手当を検討できないか。
回答)(鈴木理事)規定上は支給可能であるが、理事以外にも運営委員はじめ多くの人々がボランティアで運営に関わっていることを考えれば、無報酬で構わないと考えている。また、理事候補者には辞退の権利があるため、「この人に」と思う人を遠慮なく推薦していただきたい。

質問)新入会員へのルールの説明などの受け入れ態勢や、1000名規模の活動を支えるための運営規程・マニュアルなどの整備についてのアクションプランを説明してほしい。
回答)(徳田理事)新入会員へ周知すべきルールは運営規程に記されているが、現在、見直し作業を進めており、年度前半の理事会で提案できる見込みである。承認が得られ次第、周知の方法を検討していきたい。

質問)昨年同様、支出が収入を上回る予算が立てられていることについて説明してほしい。
回答)(加藤理事、加留部理事)地域イベントや研修交流会に予算を計上している。これらは定常的事業ではなく、節目で行う事業である。このようなイベント開催の有無を始めとし、公開セミナーの回数、外部講師を呼ぶ回数などが大きな変動要素となることについて、ご理解をいただきたい。

意見)予算の組み方・考え方は、計画外の出費をあらかじめ考慮するか否かというマネジメントの考え方の違いではないか。マイナス予算といっても、前年までの繰越金を充てるだけであり、大きな問題ではないと思われる。

質問)NPO法人の収支は、単年度で会員の活動に還元するのが基本ではないか。
回答)(加留部理事)もちろん単年度還元という考え方もあるが、同時に、活動を重ねることによる繰越金から節目ごとに投資を行うこともある。 幸いにもFAJは自前の資金で活動できる財務状況であり、これによりファシリテーションの普及という目的に貢献していきたい。

質問)支部の事業計画はどのようになされているのか、そしてそれはどのように予算に反映されているのか、説明してほしい。
回答)(加留部理事)理事会において各支部・委員会から計画・ニーズを収集し、それをもとに予算を作成している。また、期の途中で活動の見直しを行うこともありうるため、中間決算で確認することにしている。これらは毎月の理事会議事録を参照してほしい。予算が活動の大きな制約となることのないようにしたいと考えている。

質問)補足資料に「公開セミナー時に入会し、その後の活動に参加できずに退会していく方が多い傾向がある」と記されているが、そうであるならば公開セミナーでの受講料割引による入会促進は不要ではないか。
回答)(加藤理事)公開セミナー受講時に年会費を納入すれば会員価格で受講できるが、これは割引を行っているということではない。また、公開セミナーを機に入会し、その後の活動・運営に深く関わる方が多くいるのも事実であり、現時点で受講料の扱いを変更する理由はないと考えている。

質問)広報力を強化するとされているが、予算が昨年より削減されていることについて、説明してほしい。
回答)(徳田理事)管理費上の広報費は、リーフレット印刷費とウェブサイトの維持管理に関する費用であり、強化すべき広報活動に関するものを含んでいない。イベント等の事業における広報費は、それぞれの事業費に計上されている。

質問)所在不明となっているプロジェクターの紛失が確定的となった場合、どのように処理するのか。
回答)(加藤理事)必要に応じて理事会で検討し、予備費から充当することになる。

質問)ニューズレターへの意見やアンケート結果は、会員も見ることができるのか。
回答)(長橋理事)ニューズレター内で一部紹介している。今後もみなさんからのフィードバックをお願いしたい。

質問)ウェブがリニューアル(デザイン変更・サーバ強化)されたが、さらにバージョンアップする予定はあるか。またウェブについて意見を集約する仕組みはあるか。
回答)(瀬部理事)今年度はウェブの維持を中心に予定している。フィードバックの仕組みはないため、直接メールなどでいただいているのが現状である。

(3)審議結果
 参加者の拍手により、賛成多数にて承認された。(参考:議長委任 529、書面表決 賛成 109 反対 1)

<第3号議案> 平成21年度役員の選任について

(1)議案説明
 総会議事資料に基づき、鈴木理事より、平成21年度の理事として安藤幹人、大野敦子、加藤彰、加留部貴行、白方通隆、鈴木まり子、徳田太郎、長橋良智以上8名の再任と遠藤智栄、中野茂以上2名の新任が提案された。あわせて、監事に平山猛の再任と喜多豊の新任が提案された。

(2)質疑応答
質問)前年度の理事が監事となることについて、どのように考えているか。客観性は保てるか。
回答)(加留部理事)規定上は問題ない。昨年度の役割にとらわれず監事の役割を充分に担っていただけるものと判断してお願いすることとした。また、理事会は公開しているので、会員の方も確認してほしい。

(3)審議結果
 参加者の拍手により、賛成多数にて承認された。(参考:議長委任 529、書面表決 賛成 110 反対 0)

<第4号議案> 定款第13条の変更について

(1)議案説明
 総会議事資料に基づき、徳田理事より、活動拠点やプロジェクト数の増加に備えて理事の定数を引き上げる旨の定款変更を行う議案の説明がなされた。

(2)質疑応答
質問)書面表決に反対票が投じられているが、その理由は把握しているか。
回答)(徳田理事)理由は記されていなかったため、不明である。

質問)活動拠点の増加について、具体的な計画があるのか。
回答)(徳田理事)現時点で具体的な計画があるというわけではない。今後のサロンやプロジェクト増に備える措置である。

(3)審議結果
 当日出席者の挙手による賛成が138、反対が1、棄権が1であり、議長委任(529)と書面表決(賛成 109 反対 1)を加えた結果、賛成が776、反対が2、棄権が1となり、出席者の4分の3以上の多数にて承認された。

<第5号議案> 定款第29条及び第30条の変更について

(1)議案説明
 総会議事資料に基づき、徳田理事より、NPO法の改正を受け電磁的方法による表決を可能にする旨の定款変更を行う議案の説明がなされた。

(2)質疑応答
質問)出欠ハガキをPDF化し、電子メールによって事務局に送付している例があるようだが、それらは書面表決等の数に算入されているのか。
回答)(徳田理事)電子メールによる送付は算入していない。今年度の総会においては、電子メールによる送付は無効となるため、ハガキの投函が間に合わない場合は、ファクシミリによる送付を依頼した。

(3)審議結果
 当日出席者の挙手による賛成が140、反対が0、棄権が0であり、議長委任(529)と書面表決(賛成 110 反対 0を加えた結果、賛成が779、反対が0、棄権が0となり、出席者の4分の3以上の多数にて承認された。

<その他の質疑応答>
 議長より、その他の会務について挙手による質問を受け付けたところ、以下の通り質疑応答があった。

質問)会員メーリングリストのメンテナンス計画について説明してほしい。
回答)(瀬部理事)専用サーバーによる会員メーリングリストへの移行を6月中に実施すべく作業を進めているところである。

質問)支部メーリングリストなどのスパムメール対策について説明してほしい。
回答)(安藤理事)フィルター機能を利用して対応している地区もあり、まずはそれぞれのメーリングリスト単位での工夫をおすすめしたい。

質問)定例会の開催時に、会員・非会員の別を確認する方法はあるか。
回答)(徳田理事)今後検討していきたい。

 以上をもって本日の議事は終了し、議長は12時35分閉会を宣した。

2009年5月23日
 住所  東京都渋谷区千駄ヶ谷3丁目12番8号
 名称  特定非営利活動法人 日本ファシリテーション協会

以上、本会議の議事及び結果が正確であることを証するため、議事録を作成し、議長及び議事録署名人はこれに署名捺印する。

2009年5月23日
議     長 大木  豊成  印
議事録署名人 鳥羽  秀人  印
議事録署名人 鈴木 佳代子  印

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