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レポート

2016年6月11日 テーマ2 【Pテーマ】パソコンで会議記録〜 Lv.1 まずは対面会議から始めよう!〜

MF:りえ (家門理恵 / FAJ会員)
実施日時: 2016年6月11日(土) 13:00〜17:00
会場:西宮市民会館 303号室
参加人数: MF1名+参加者16名(内、見学2名)

◎プログラム概要

オリエンテーション
アイスブレイク 自己紹介
ウォームアップ
 ファシグラをするとき気をつけていることを挙げ、そのうちパソコンでの会議記録に活かせそうなものはどれか考える。
ペアワーク #1
 横並びに座り、話し手と聴き手兼記録者に分かれ、お題を決めて3分間話を聞く。
 終わったら3分間で振り返り対話する。ペアを入れ替え同じことを繰り返す。
小技紹介 #1 スピードUp編
ペアワーク #2
 グループ内で先ほどの人とは違う人とペアになって、ペアワーク#1と同じように行う。
 ただし、今度はフィードバックタイム前に3分間の装飾タイムを入れる。
小技紹介 #2 見やすさUp編
チームワーク #1 模擬会議
 模擬会議のテーマ(対立系)を選び、そのテーマで模擬会議を実施する。
チームワーク #2 振り返りと発表準備
 ファシリテーションの観点から見て、何が起こったか?
 現場に持ち帰って使えそうなものは何か?
チーム発表
クロージング

 

◎参加者コメント

◆パソコンでの会議記録をやってみての感想:
<良かった点>
・時間短縮になる。別途まとめる時間が不要で、会議が終わった時点で記録ができている。
・タイプされた会議記録は「確定」「合意」されたものの記録というイメージが強いので、確定であることを明確にするのには使えそう。誰がいつまでにといった計画も反映しやすい。

<難しく感じた点>
・変換のタイムラグ、変換ミスが気になる(Fもメンバーも)
・記録しながらの記録は慣れないと難しい。話を聞く余裕がなくなる。
・どうしても時系列、羅列になってしまう。
・Wordを使う場合、ページが変わると全体像が見えなくなる。
・PCの画面は紙やホワイトボードと比較してスペースの制約が大きい。(逆にむしろ無限だという意見も。)

<その他 コツなど>
・ツール(ソフトウェア)の選択がポイントになる。ツールをうまく使うととても自由度が高い!
・機能は複雑すぎない方がよい。使い慣れたものはショートカットキーなどで更に素早く使える
・パソコンそのもののスキルが必要。構造化のスキルアップも必要だと思う。


◆事後アンケートより(回答者数15名、回答率93%):
・本日の定例会に参加して、パソコンでの会議記録のメリットや魅力を感じましたか?
→ 非常に感じた 7名、 感じた 8名
・パソコンでの会議記録を現場で使ってみようと思いますか?
→ 積極的に機会を作ってまたは探して使ってみようと思う 9名、機会があれば使ってみようと思う 6名
本番で使えるメモを作るにはまだまだ慣れが必要ですが、小技を駆使して練習すればかなり役に立つスキルになると思います。オンライン会議の手前の部分にじっくり取り組め、楽しかったです。企画ありがとうございました!
・電子だと無限の方法があるので色々と楽しめることを思い出しました。ありがとうございます。
 

◎MF振り返り

 意外にもFAJの定例会では先例のないテーマということで、今回ゼロベースで試験的に作ったプログラムでした。しかし、実践者が多く集まるPワークだったためか、みなさんが自発的にどんどん色んなことを試してくださって、とても良い学び合いの場になっていたようです。事後に実施した無記名式のオンラインアンケートでは、みなさんの動機や期待と、その達成度についてお答えいただきましたが、その結果は、平均値70.3%、中央値80%というものでした。ファシリテーターとしての介入や支援もプログラム自体の精度はまだまだ未熟かつ未完なものでしたが、自ら学び、掴もうとすると人々が集まると、定例会は自然と非常に良い調査、研究の場になるんだなぁ、と改めて感じました。
ありがたいことに私に続編を期待してくださるお声も多かったのですが、このテーマについて、ぜひ今回参加されたみなさんご自身にも、独自に定例会企画を立てていただき、次回は私も参加者として参加させていただきたいです。どうぞよろしくお願いいたします♪

◎運営担当振り返り

どの程度関心があるか会員に事前アンケートしたときから比較的興味を持っているという反響が大きく、参加者のほぼ全員がPCやWi-Fi環境持参で臨むなど、PCやインターネットを活用することが普通の時代になってきていることを感じました。
会議でテクノロジーを活用する頻度が増す中で、従来型の会議で培われたファシリテーション技術をどのように応用できるか、発展させていけば良いかという課題に向き合う機会を提供できたと思います。
オンライン会議の効率性と効果性を高めるためのファシリテーションスキルに関するシリーズとして関西支部発で発展させていけたらと思います。
 

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