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平成19年度 通常総会 議事録

■開催日時 平成19年5月27日 15時00分〜17時00分
■開催場所 ATCホール(大阪市住之江区)
■出席状況 正会員総数 1000人 有効出席数 611人(うち委任状504人)

定刻、当法人定款の規定により総会に出席した正会員の中から岡本 健氏を議長に選出し、議長は総会の開会を宣言した。事務局より正会員総数、有効出席数の報告を行い、議長は本総会が適法に成立する旨を宣し、議事録署名人に長橋良智氏と野村昌平氏を選出、採決の方法についての提案後、議案の審議に入った。

議事
1.第一号議案 平成18年度事業報告ならびに決算、および監査報告について
(1)提案説明
総会議事資料に基づき、理事および事務局から議案内容の説明があった。その後、監査人より監査承認の報告があった。

(2)質疑応答
要望)議事資料の内容を理解するために、事業報告と会計収支報告をリンクさせ、それぞれの内容について詳しい説明をしてほしい。
回答)資料6 ページの会計収支報告書の支出各項目の中で予算との金額差が大きなものとして以下項目を説明・報告。
・調査・研究事業における会場費
・調査・研究事業における研究開発費(一般向け意識調査の実施ずれ込み)
・管理費における事務消耗品費(事務スペース確保のずれ込み)
・管理費における賃借料(同上)

質問) 報告が事務局からなされたが、本来は理事から説明があるべきではないか?
回答) 事務局と理事会の役割を分けて対応することとしていた。また、池田理事は事務局も兼ねている、という事前説明がなかったと陳謝。

質問) 監査報告書が添付されていないのはなぜか?
回答)監査報告書は、決算報告後に別途提出いただいている。お送りした総会議事資料には間に合わなかった。

質問)総会出欠葉書の回収が随分大変だったようだが、特に委任状の提出がなかったことについて、どのように考えているか?
回答)返事がないこと自体を、一つのメッセージとして受け止めているが、多くは「退会」ではないかと考えている。後日、年会費振込み確認後に退会の確認を行うが、返事はいただけないのではないか。これについては団体における「新陳代謝」として受け止めている。また、今回90 名から退会の連絡をいただいているが、事情により定例会等の活動に参加できなかったためであり、その多くは機会があれば再入会したいというメッセージをいただいている。

要望)会員の中には総会の案内が届いてないという場合もあるようだが、会員の住所管理における対応も必要なのではないか?また、今後安定的に総会を成立させるための方策を立ててほしい。
回答)スムーズな総会成立の仕組みづくりについては、今後も方策を考えていく。一方、定款変更(定足数を総会員の三分の一(など))を行う方法もあるが、日本ファシリテーション協会としては、可能な限り「二分の一」のままでいきたい。ただし、来年以降も引き続き検討が必要と考える。
提案)定款は変えずに、「二分の一」に挑戦し続けてほしい。
提案)現時点では、委任状は「文書(=ハガキ)」のみとなっているが、平成20 年には電子メールによる委任も可能となるような法改正が予定されているようなので、今後出欠確認の有効な方法として確認・対応してはどうか。

要望) 会員として委任状の大切さを理解していないという事実もあると思われる。定例会等でNPO の運営等についても教えてほしい。また、e メールでのコミュニケーションに慣れていない場合は、読まないこともあるのではないか。
回答)重要性を伝えようとすると1 回あたりのメッセージ量や発信の頻度が増え、かえってメールを読まれないのではないかというジレンマを感じている。今後、NPO とはどのようなものかを考えていただく機会を増やし、またNPO の経営ノウハウを学ぶことにつなげていきたい。

提案)新入会員向けに「NPO の手引き」などを用意してはどうか? また、現状NPO におけるルールなどを伝えるノウハウが共有されていない。これについて議論はあったか?
回答)いろいろな方法に取り組んでいるが、もっとアイディアを出して行きたいし、会員の方からも提案していただきたい。

(3)審議結果
参加者賛成多数にて承認された。

2.第二号議案 平成19年度事業計画ならびに予算について
(1)提案説明
総会議事資料に基づき、堀会長より基本方針ならびに予算案の説明があった。

(2)質疑応答
質問)若い人、特に学生会員方の活動をサポートするためのアイディアはないだろうか?特に運営に携わっている方は交通費や宿泊代の負担が大きく、困っているようだ。
回答)少なくとも運営に携わる方へのサポートはしていきたい。今年度はそのための予算も確保している。

提案)定例会の質の向上、人材育成の重要性において、そのための道具立て・道具作りをするのはどうか? スタンダードやロードマップのようなものは考えられないか?
回答)提案のようなものは考えていなかったので、検討してみたい。ただし、プログラムのスタンダードはでき始めているものと考える。たとえば、九州支部定例会で行ったテーマ・プログラムを他支部やフォーラムで実施している。また、成果を発表するにあたっては、トライアル・本番を繰り返し、ブラッシュアップしている。このように支部で生まれた成果物をまとめなおし展開していくことが、ある種のプログラムにおけるスタンダード作りとなりうると考えている。

質問)支部予算化は実現するのか?またいつなのか?
回答)理事会でも議論を続けているが、現時点では具体的な回答はできない。支部予算化による利点もあるが、そのためには支部で適切なマネージメントをしなければならず、それにかかる労力負担が大きいという意見も多いためである。
一方、賛成意見としては、FAJ設立当時の全国の規模と現在の各支部の規模は同程度、あるいはそれ以上であること考えれば、支部は事務負担を担える規模となっている。 また、集中管理の体制においては、平等を重んじるあまり画一的な対応をせざるを得ないことがあり、多様性を受け入れるという意味からも分散し、支部予算化を導入したほうがよいという意見もある。

質問)予算分散化を行わないことについて、管理の負担以外に理由はあるか?
回答)自律分散における考え方には、�予算枠を決める、�予算枠をなくす、という二通りがあるが、「枠を決める」仕組みでは、そのための予算決定のプロセスなど検討すべきことがある。まず今年度はその中間として予算枠だけある仕組みを取り入れることとした。
共有)支部運営委員会での会計処理に当たる者の現場の声として、�本部事務局のサポートはありがたい、�支部運営委員に「定例会の企画・運営に携わる」ことと「事務負担を担う」ことの両方を前提で募集応募できていないという二点がある。このような現状で今年度の「予算枠」は試みであり、それをふまえて来年度以降についてまた検討するということでよいのではないか考える。

質問)理事の人材育成について、支部の中で将来の人材を担うような人材を育成する仕組みがあっても良いのではないか?
回答)長期的にはその通りであると考えているので、ぜひ支部でも議論してほしい。また、NPOという団体においては、最低でも総会へ出席・委任という形で参加し、NPOの経営に参画できる人であってほしいと考えている。

質問)確認だが、今年度予算内に各支部長の決裁枠があるのか?
回答)予算支出項目の枠にあるものについて、その支出自体、費目、金額などの適正さについての判断は支部長に任される。それを超えると考えられるものは理事会に相談して欲しい。

質問)講師紹介事業における「講師の条件」や「選定基準」などがあるのか?
回答)現時点では依頼主の側に選考を依頼しているため、FAJとしての基準は存在しない。事業計画にあるプロジェクトにおいては「選定基準」ではなく「紹介基準」を考えていくことになると考えている。

要望)会計収支予算書には、予算と実績が一覧できるような資料を添付してほしい。
回答)予実対比ができないと妥当性を判断できないというのはその通りだと考えるので、次年度から添付する。

要望)今年度中部支部では定例会を充実させることを優先し、現会員の満足度を上げるという議論を行い、今年度の地域フォーラムは実施しないという決定について理解してほしい。

(3)審議結果
参加者賛成多数にて承認された。

3.第三号議案 平成19年度役員の選任について
(1)提案説明
事務局より、池田隆年、加藤彰、加留部貴行、瀬部俊司、堀公俊、松下敏治 以上6名の理事の再任と、安藤幹人、大野敦子、鈴木まり子、徳田太郎 以上4名の理事の新任の提案、および大木豊成、平山猛 以上2名の監事の新任の提案があった。

(2)質疑応答
なし

(3)審議結果
参加者賛成多数にて承認された。

4.第四号議案 東京事務所移転に伴う定款の変更について
(1)提案説明
現在、FAJ東京事務所が置かれている株式会社 ピープルフォーカス・コンサルティング の移転によりFAJ東京事務所も移転を行う。これに伴い、定款第二条を変更する。

(2)質疑応答
なし

(3)審議結果
参加者賛成多数にて承認された。
以上をもって本日の議事が終了したので、議長は17時00分閉会を宣した。

平成19年5月27日
住所 東京都渋谷区神宮前6丁目31番21号
名称 特定非営利活動法人 日本ファシリテーション協会
議長 岡本 健
議事録署名人 長橋 良智
議事録署名人 野村 昌平

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