第133回ＦＡＪ中部　2016年8月定例会　報告

◆テーマ：「アフターミーティングツール『議事録』を考える　〜夢の議事録を考えよう〜」
◆日　時：2016年8月20日（土）　13：00〜17：30
◆場　所：東生涯学習センター　第三集会室
◆参加者：会員12名（担当含）、一般1名　計13名
◆担　当：小森達朗（なぽ）、星野利夫(としちゃん)、鳥羽秀人（とばっち）、角谷裕司（すみやん）（FAJ中部支部）

◆担当からのメッセージ：
世の中には数多くの組織があり、数多くの会議を開催しています。
そして、数多くの議事録が作られています。
これら議事録を、みなさんはどのように活用されていますか。
会議ファシリテータにとって、議事録について考えることはとても大事なことだと考えます。
・会議の情報をどのように残せば良いのでし ょうか。
・そもそも、議事録の役目、役割とは何なのでしょうか。
・今、私たちが書いている/読んでいる議事録を進化(深化/新化)させたらどうなるでしょうか。
FAJ中部支部の8月の定例会では、「アフターミーティングツール『議事録』を考える　〜夢の議事録を考えよう〜」と題し、議事録を中心にどんなファシリテーションがあるのか、調査/研究します。
もし、ファシリテータにとって「夢の議事録」が存在するとすれば、どんな議事録なのか、見てみたいと思いませんか。
みなさまのご参加をお待ちしております。

◆目的
・会議の情報をどのように残せば良いでしょうか。
・そもそも議事録の役目、役割とは何なのでしょうか。
・今、私たちが書いている/読んでいる議事録を進化(深化/新化)させたらどうなるでしょうか。
議事録を中心にどんなファシリテーションがあるのか、調査/研究してみましょう！！

◆目標（ゴール）
・会議後の行動を促進（ファシリテーション）する効果的な議事録がどんなものであるかのイメージができ、明日から試してみたい議事録のフォーム案ができる。
・議事録に必要な要件が多数あがり、それぞれの現場ごとに使えるアイデアのストックになる。

◆お約束
・よく発言しよう！
・よく聴こう！
・人の意見を発展させよう！

◆進行
１．チェックイン
ペアインタビューと他己紹介
２．ワーク１
フィッシュボールで模擬会議を見ながら、その議事録を作成
３．ミニレクチャー
議事録とは何か。定義と事例を紹介
４．ワーク２
議事録に必要な要件を考える。
アイデア出しと、議事録フォーム作成
５．ワーク３
問い「ファシリテーターにとって夢の議事録とは？」
６．ふり返り
アンケート記入と、全員での気づきや感想の共有

◆アンケート結果
１．本日のゴールに到達したと思いますか？
２．お約束は守られていたと思いますか？
３．進行・時間配分はいかがでしたか？
４．今後、活用できそうなアイデアはありましたか？
５．全体を通して、いかがでしたか？
（５段階評価で、単位は人)

◆参加者のフリーコメント
１．そもそも議事録はない（必要ない状態）が一番良いのでは？という疑問がわいたため
２．満足する具体的な（実用的な）手みやげができた。（グループで作成した）このフォーマットは柔軟性がある。
３．前回の学びより深まった（新たな気づきがあった）
４．時間的に問題もあると思いますが、もう少し議論できたら良かった。
５．アクションアイテムの重要性を再確認できた。
６．グループでのディスカッションでテーマの大前提となる疑問を含めて話し合えた。
７．本日話し合われたフォーマットをベースに考えたが、ゴールへの疑問も含め、もう少し自分でも考えてみたい。
８．個人の意見をモレなく残すことが、意欲につながる。
９．全体のタイムスケジュールを、最初に明示してほしい（もう少し細かく）。
１０．同一テーマで切り口をかえて前の結果をふまえつつ、深める（新たな気づき）が大切
１１．リレー進行という場面はあまり出会ったことはなく、とても興味深かったです。
１２．議事録をイメージするとき、「ロープレ」に引っぱられた感がある。そこで「夢」とのギャップにとまどった。

◆担当者の感想
働く人にとって「議事録はなくてはならないもの」と思っていたところ、定例会では「議事録がなくても物事が進んでいくのが理想だよね。」という発想は目からうろこでした。しかし、そうは言っても現実社会は、人が集まれば考えも違いますし、向かう方向も違いますし、話し合っても忘れるし・・・。そうした中で、参加者の方々と「議事録」について話し合い、より良い議事録への「気づき」を得たのはとても有意義でした。「夢の議事録」があろうがなかろうが、また、楽しく話し合いできる機会を作っていきたいなと思いました。（なぽ）

昨年の初回から引き続き、議事録ＷＳの担当をしました。議事録はあまりにも身近な存在であるが故に、テンプレート化（画一化）しているところが多いかと思います。でも、実は改善ポイントはまだまだ多いと思っています。そういう意味では、参加者のみなさんに「議事録に対する思い込み」を外すことができたのではないかと思っています。完成してしまっていることを「枯れた（枯れている）」と表現します。今回の定例会を通して、議事録はまだまだ枯れていないことを実感できました。参加者のみなさま、ありがとうございました。（としちゃん）

前回参加していなく、今回担当となりました。前回どうだったかも体験していないし、「議事録」ってちょっと地味なテーマだよな、と思って、ややモチベーションも低かったのが正直なところでした。
ところが、いざプログラムをつくり、当日の定例会に望むといろんな気づきやアイデアが湧き出て、少し驚きです。
議事録は単なる成果物ではなく、ちゃんとファシリテーションが大事にしていることを意識してつくると立派なファシリテーション・アイテムになりますね。
日々、議事録づくりに終われている身として大いに意義のある定例会となりました。参加の皆さまと議事録作成実践フォローが、継続できるといいですね。
声かけ下さった担当メンバーの皆さまに感謝しています。（とばっち）

昨年の８月（第１２２回定例会）に続き、議事録をテーマにした２回目の定例会でした。
前回の反省点の修正だけでなく、模擬会議のフィッシュボウルや、まとめ方の構造化、後段の夢はとの問い(転!)などの新しい試みを入れることができ、２度目の参加の方にも評価していただけたと思います。
担当者が４名に増えたことで、役割分担ができ、担当も順番にグループワークに参加できたので、自分も企画者と参加者の両面から気づきが深まり、とても楽しかったです。
この場で作った議事録フォームを、参加者の皆さんそれぞれの現場で適用して、進化させて行く事が出来ればとても嬉しく思います。是非、継続して研究していきましょう。（すみやん）