中部支部９月定例会（赤テーマ） 議事録
■日 時：2011年9月17日（土） 13：00〜17：30
■場 所：名古屋市東生涯学習センター 第2集会室
■参加者：23名（会員21名、非会員2名）
■担 当：せべしゅんじ、たかはしきりこ、つだたけひこ（以上関西）、林加代子
◆段取り力アップ！〜会議は準備で決まる！〜
【ねらい】
このところ、雨、大雨が続いていますね。
暑さをしのぐのにはありがたいのですが、電車が止まったり、土砂崩れを心配したり・・・ほどほどにしておいてくれると、ありがたいなぁと思うこのごろです。
さて、そんな自然災害にも備えが必要なように、会議にはもっと備えが必要ですよね。会議の成否はダンドリで決まる！そんなことを思った方々はたくさんいらっしゃるかと思います。
今月は、「段取り力アップ！」を考えてみましょう！！
関西支部のせべさんが、ご協力くださいます。
会議の段取りにも関西流、中部流というのがあるのでしょうか？そこにも、楽しみが隠れているような・・・
【プロセス】
■起
本日の目的の提示 会議をサクサク進めるために出来ることをルール化してみよう。
問題解決型の会議において、企画側として、あなたが関与できるもの。
0. パーソナルワーク 会議の困りごとを書きだそう
1． ミニレクチャー
「会議の4分類」、「会議の３つの困りごと」（目的の不明・議論の低迷・結論の不在）についてのレクチャー
2. ワーク１ グループ分け
ミニレクチャーの「会議の３つの困りごと」からパーソナルワークで出したのはどの部分が一番多かったのか？で分かれた。
（目的の不在：1チーム、議論の低迷2チーム、結論の不在１チーム）
■承
3. ワーク２
チーム毎で、それぞれの解決策として事前にできるルールをまずは３つ出す。→ 発表
■転1 世の中にある解決策を参考にしてみよう
4. テツジン1号〜3号による３つの解決策の提示
書籍に記載されている事前（会議の準備段階でできること） の解決策を「会議のテツジン」からレクチャーとスライドイ メージの配布。
５. ワーク３
テツジンのレクチャーも参考にして、チームごとに段取りの ルールを再検討した。
■ 転2 自分たちの創ったルールが使えるか試してみよう
6. ワーク4
実験として各チームで会議のアジェンダを考えた。お題 は「180戸のマンションの自治会理事になってしまったあな た。年12回ある理事会の初回の進行を考える。」→ 2チームご とで発表して、お互いでフィードバックし、さらに練り上げた。
■結 会議の準備 ルールを皆で創っていこう
7. ワーク４
各チームで事前準備しておけることを一つに絞り、発表した。
■目的の不明：会議に必要な事前の事実（思い）を表に出すための仕掛けを考えておく
■議論の低迷：情報とその時間のゴールを共有する
（"思い"の理解も違いを受け入れる上で必要だが、一般化は難しい）
■結論の不在：ゴールイメージがわきやすい議題を事前に伝える
8. ふりかえり
最後に会議の段取りについての定例会が終わった現在の気持ちを漢字一文字にして、ホワイトボードに順番に全員が書いた。
9. 担当者のふりかえり・感想
・会議は段取りが重要だと言われているが、心構えも含めて事前に準備できることはたくさんあると思った。
・3つの困りごとに分けて考えたが、各段階から考えても、会議そのものが合意を目指すものであるときは、思いや価値観を共有しておくことが必要であるということが出た。
・思いや価値観の違いを知り、受け止めることは容易ではないなと思いました。
【メイン担当者】
関西定例会での改善点として、転2と結の時間が足りなかったので、起を半分にカットした。また、転2の試してみるテーマを絞り込んで、文章をシンプルにした。
しかし、「試す」という機能が有効に働いていないし、テツジンネタもあまり効いていない。今回は効きやすいようにテツジンネタを印刷して配布したが、やはり、プラスするのは難しいようである。
参加者が理事や事務局のみなさまが多い中で、ファシリテーターとして、ルールを決めるというゴールまでどのように進めるかは、なかなか楽しかった。