『テーマ５：オンライン会議ツールの使い方を学ぼう』
2019年04月27日（土）
スクエア荏原 中会議室
小瀬一幸（FAJ会員）
立花 浩司、八田 亜由子、梅谷 秀治、早川 鋭、（杉山貴史） (以上FAJ会員) 4名
15名
3名
「1.企画趣旨およびねらい」
1-1.企画趣旨
ツールの発達により、インターネットを使ったネット会議が頻繁に行われる様になってきた。しかしネット会議をすることに抵抗を感じる人も少なくない。この抵抗を取り除くためにはどうしたら良いかを考える。
「1-2.ねらい」
オンライン会議ソフトは随分と普及している様に思えるが、未だ使い始めていない人も多く見受けられる。
単に必要としていない訳ではなく、「まず使ってみる」という点においてハードルがあると考えられる。
その様な人たちがどれだけいて、通常の勉強会の場で使い方、活用方法を覚えることによって、「使い始めるようになるか？」
また「活用できる様になるか？」を検証する。
「2.結論」
FAJにおいて、ネット会議のツールの使い方という内容の定例会では、それほど多くの参加者は集まらないかもしれないと考えていたが、予想以上に、FAJ内外の関心が高く、募集定員大入りの20名という状況であった。
予想通りであった点として、「ネット会議やそのツールに関心はあるものの、使い始める事にはハードルがある」「とりあえず、誰かに相談できる、気軽に聞ける場で試してみたい」という参加者も多く、このようなテーマでの開催が求められている事がわかった。
すでにオンラインの会議システムを利用しているものの、広くFAJ内で利用されているZOOMについて詳しく知りたいという参加者もいた。
企画チームで想定している以上にネット会議を利用できるデバイスを持ち込む参加者が多く、「ハンズオン形式でのワークショップを期待していた」という声もあり、急遽ハンズオン形式の対応を行なった。
今後同様の定例会を企画する場合には、参加者の多くがデバイスを持ち込んで体験する「ハンズオン」形式の定例会も考慮して良いという事が解った。
初歩的なツールの使い方のみならず、実践的なネット会議の進め方や、オンラインでのワークショップの進め方について学ぶ定例会の要望もあり、今後の課題と考えられる。
「3.企画チームが考えていたこと」
「3−1.参加者の状況」
おそらく、大半の参加者は「ツールの使い方を学びたい」と考えていることを予想していたが、実際には「月または週に1度程度、オンライン会議ツールを利用している」という参加者が、全体の55%を占めていた。
また「業務などではZOOM以外の会議ツールを利用している」という参加者もいた。
「3-2.持ち込み機器での体験・ハンズオン」
定例会会場にはWi-Fi環境がないことから、「自身のノートPCなどを持ち込んでまで使う参加者は数名いるか、いないかだろう」と予想していたが、ノートパソコンを持ち込む参加者は3名程度、タブレットを持ち込む参加者も4名ほどおり、それ以外の参加者のほとんどがスマートフォンにて接続を行い、ZOOMの体験をしていた。
グループ分けの際、各人の準備した機器を確認してグループ分けし、グループごとで機器による違いを見ながら体験するとう方式の方が、より理解が深まったのではないかと考えられた。
また、このような理由から、のちに参照できる資料を充実させ、自宅に帰って復習できるよう、配布資料を充実させた。
資料については
とてもわかりやすかった 10名(50%)
わかりやすかった 6名(30%)
すこしわかりづらかった 2名(10%)
わかりづらかった 0名
「プリントアウトしていなかった」または「気づかなくて見ていない」2名(10%)
で、８割の参加者からは「とてもわかりやすかった」「わかりやすかった」という評価を得ており、今後も活用できる資料であったと考えられる。
「4.次回以降の改善点」
4-1.次回以降のテーマについて
今回はツールの使い方について焦点を当てた内容であったが、次回以降はネット会議のコツや体験、あるいはワークショップの組み立てや実施について、どのように行なっていくかという質問があった。
次回以降のテーマ検討に役立てる。
4-2.実施環境について
3-2.の通り企画チームが考えている以上に多くの参加者が機器を持ち込み、あるいはZOOMへの接続できる準備をしていた。
今後、同様の定例会を開催する場合には、参加者が機器を持ち込む前提でワークショップを設計することも可能と考える。
ただし、いくつかの点においては注意が必要であると考えられる。
4-2-1.電源の確保
定例会の会場は会議室のため、テーブル毎に電源を確保することが難しい場合がある。今回は企画チームで持ち込んだテーブルタップと、施設のテーブルタップを借りて対応した。
体験してもらう時間にもよると思うが、タブレットやスマートフォンを利用する場合にはタブレットを持参してもらうような場合にはモバイルバッテリーを持参してもらうような方法も考えられる。
4-2-2.イヤフォンマイクやヘッドフォンの持ち込み
殆どの参加者が、イヤフォンマイクやヘッドフォンを持参していなかった。
このため、体験時には、部屋の中でのハウリング(音声の干渉）がひどい状況になった。
ネット会議体験しながらのワークショップにするのであればイヤフォンマイクの持参は必須にする必要がある。
4-2-3.ネット環境の整備または告知
今回はネット環境のない会場での開催となった。
会場にWi-Fiがあったとしても、参加者が一斉に会場Wi-Fiに接続した場合にはZOOMの動作は難しかったかもしれない。
各人のスマートフォンやポケットWi-Fiにて接続してもらったが、どの程度の通信量が必要になるか告知できるとよかったと考える。
「5.アンケート集計」
本日の定例会満足度は？
大変良かった 7名
良かった 7名
やや不満 3名
不満 0名
本日の定例会に参加して、ネット会議やオンラインでのワークショップへの印象は変わりましたか？(複数回答)
もっと活用してみようと思った。 14名
少し活用してみようと思った 6名
活用するのは難しいと感じた。 0名
自分でもオンラインのワークショップを開催してみようと思った。 2名
とてもわかりやすかった 10名(50%)
わかりやすかった 6名(30%)
すこしわかりづらかった 2名(10%)
わかりづらかった 0名
小瀬一幸
報告日
2019/05/11