2007年度04月定例会 メールファシリテーション〜メールを利用したコミュニケーションにファシリテーションの極意を注入する!!〜東京支部

2007年4月東京支部定例会記録

2007.4.28 13:30~18:00 場所:日本橋公会堂

◆テーマ:「メールファシリテーション」~メールを利用したコミュニケーションにファシリテーションの極意を注入する!!~
◆ファシリテーター:加留部さん(FAJ 理事・九州支部長)・森(由)さん(九州支部、記録)
◆担当:梅谷さん(東京支部運営委員)・木村(東京支部、メモ)
◆参加者人数:74 名(オブサーバー名1 含む)

全体の流れ

  1. 導入
  2. アンケート)
  3. グループ分け
  4. チーム作り
  5. メインワーク①:メール体験にまつわるエピソード6.休憩

    7.メインワーク②:メールを使って"気持ちよくコミュニケーションする""メンバー間の相互作用を活性化する"ための極意3ヶ条を作成

    8.意図開き・振り返り

    ※時間は正確ではありません。目安から記入しています。

    1.導入(13:30~13:40)

    あいさつと自己紹介。グランドルール

    ドンドン話そう!
    人の話もよく聞こう!
    喜怒哀楽を出そう!

    2.アイスブレイク:ぶらぶら体操/人間マトリクス(13:40~14:00)

      1. ぶらぶら体操
      2. ・立位で上体を倒し、手や頭をぶらぶらさせる。(30 秒)
        1. 人間マトリクス
          1. 朝ご飯について(X:食べる・食べない/Y:和食が好き・洋食が好き)
          2. 目玉焼きには?(X:塩・マヨネーズ/Y:しょうゆ・ソース/その他)
          3. メール活用について(X:好き、得意・嫌い、苦手/Y:受信数が少ない・多い)
          4. メーリングリストについて(X:少ない・多い/Y:趣味・仕事)

            3.グループ分け(14:00~14:15)

            人間マトリクスの状態から、その場で3 人のグループを作り、しゃがむ。次に、5 人のグループを作り、しゃがむ。壁側にあるテーブルとイスで各チームの場所を作り、着席。(13 チーム)

            4.チーム作り(14:15~14:45)

              1. モジモジ自己紹介
              2. A3 用紙に・名前・所属(今何をやっているか)・今の気持ち・趣味を書く。声を出さずに、用紙を回し読みをする。
              3. 自己紹介再度、自己紹介を行う。
              4. 振り返り

                文字だけの自己紹介、声を出しての自己紹介をやってみて、感じたこと、気が付いたことをグループ内でシェア。-ここまでのところでの参加者の感想

                紙だけでは一方通行である
                文字や色で伝わるものがある
                紙があると話しやすい

                5.メインワーク①(14:45~15:45)

                  1. メール体験にまつわるエピソードについて、ポストイットに記入(よかった・上手くいった:黄
                  2. 色/困った・失敗した:それ以外の色)その時に何を感じたか、喜怒哀楽を考えてみる。
                  3. 共有

                    書いたものをグループ内で共有する。模造紙を配るが、まとめる必要はない。(発表はしなくてよい)-感想やエピソードの紹介

                    書く立場・読む立場それぞれでのエピソードがあった
                    告白につかったことがあり、うまくいった時と失敗した時の両方がある。

                    6.休憩(15:45~15:55)

                    この時間を使って、各グループのメインワーク①の模造紙を閲覧してみる。

                    7.メインワーク②(15:55~17:00)

                      1. メールを使って"気持ちよくコミュニケーションする""メンバー間の相互作用を活性化する"
                      2. ための極意3ヶ条を作成グループで3ヶ条を作り、A3 用紙に一つずつ書いて貼り出す。
                      3. 枚:自分のグループ以外/青シール×5 枚:自分のグループ含む)

                        各自ファーストインプレッションで投票する。-方法について質問

                        色によって採点重みに差があるの?→ありません
                        ・3
                        枚でセット?→基本的に3 枚セットだけれど、貼り位置などで表現してみてください。厳密に票を数えるよりは、皆様がどのように感じたかを見たいという意味です。

                        (3)投票結果発表

                        いろいろな要素があるものであり、優劣を競うものではないが、関心が多かったものについて紹介。

                        ●反応しよう(赤:6/青:20)
                        ●即メール確かメールで固メール(赤:16/青:11)
                        ●ほメールで高メール(赤:14/青:15)

                        -作成者コメント

                        QuickResponse すぐ返そう。確かめて、内容をキチンと固めてから出しましょう。ほメールで高メールの意味は?→駄洒落で共感をつかみながらメールを出しましょう。●シュートではなくパスで!(赤:22/青:9)-作成者コメント

                        双方向は硬いので。キャッチボールとも思ったが、東京フォーラムの分科会と同じのは×。ぱくりました。

                          1. アピールタイムシールが少ないところをメインに、挙手にてアピール・補足説明などを行う。
                            1. 反応しよう:複数の人に対して送られたメールに対して、行動する人が少ない。返信するだけが、反応ではない。シンプルに反応しようという言葉にこめました。
                            2. つの「目指せ」をだしました。オープンクエスチョン。のこりめ:わかっていることをすべて自分でいうのでなく、相手に書かせるテクニック。
                            3. 人のファシリテーションを15 人・下の句をみんなでつくる・つなげていく・・ハイブリットコミュニケーション:メールを出す時に相手のことを思いうかべる。メール以外の方法もわすれないように。・理屈はいっておりません。文字でみるより口で読みましょう。「論点は明確に、相手のことを思いやり。送信前に再確認。」(と、全員で唱和)・まけられません。実際つくるML につかいたいということで作成しました。ほんとにメール?愛がありますか?わかりますか?
                            4. 最終投票(黄シール×1)自分のグループ以外の極意ひとつに投票。

                              -書籍紹介

                              前回、九州でワークをしたあと、フォーラム準備や九州支部のメーリングリストでのやりとりがよりスムーズになった。そのときは極意を出せなかったが、メールについて深く考え、話をするということが効果があったのだと思う。

                              メールについて書かれている本や今回参考にしたものを何点かご紹介。コミュニケーション力/齋藤孝/岩波新書

                              "コミュニケーション力:意味を的確につかみ、感情を理解し合う力のことである。"

                              ● SE の実力を磨く究極仕事術/日経BP ムック

                              読み手視点に立つメールの条件や、配慮と主張を盛り込む文章術などについて触れている。

                              ● 仕事で差がつくできるメール術/神垣あゆみ/青春出版社
                              マナーなどが充実
                              ● メール道/久米信行/NTT 出版

                              ハートフルなメール術

                              ● E メールの達人になる/村上龍/集英社新書

                              "コミュニケーションで最も重要なのは、相手に正確に伝わったかどうかだ。つまりそのためには、どう伝えれば相手に理解してもらえるかを徹底的に考えなければならない。"

                              8.意図開き・振り返り(17:00~17:30)

                              意図開き

                              仮説を立てました。メールは感情が入る道具だ。
                              皆様がどの程度だしているのかをやってみたかった
                              体験からスタートして何か導きがえられないか
                              読む立場。書く立場。送る立場。受け取る立場という視点
                              気持ちよく、相互作用にどんな反応があるか
                              今日は多いにおしゃべりしていただこう
                              共有する時間をたくさんつくるなかから、ほなどうしましょう、というアイディアが出やすくなるか
                              ・4
                              月は初めての方が多いのでオーソドックスな手法を一通りとった。目に見えるようにする、お互い質問して引き出す。ベテランには、メールでファシリテーションを意識するということを考えるきっかけを提供できればと思った。振り返り
                              Q:意図に対しての反応はいかがでしたか?
                              →真剣にたくさんお話されている様子を拝見して嬉しかったです。
                              →上出来ですありがとうございました。率直な交換ができるか心配していました。雰囲気的にはオッケーでしたか?(拍手)
                              仕事で提案会議をするときにプレゼンテーションよりも内容だと思っていたが今日そうではないとわかりました。(笑い)
                              誰がもとめたわけではないのに、発表したい人がたくさんでてきて、機転がきいていてとってもよかった。何かがあったと思う。それをみなさんが帰って租借をすると新しい発見があるかなと思いました。
                              いつもの例会より、私語が少なかった。発散する時間が長かったこともよかったし、お二人のファシリテーションもよかった。みなさん私語にきをつけましょう。
                              グループ内で制限をつけることでかえって普段自分がもっている余分な制限がなくなって、アイディアが広がったと感じました。
                              定例会初めて参加しました。何か教えていただけるのだと思っていたのですが、メーリングリストでファシリテーションつかえるかも、と気づかされました。ML 主宰者をやっているので。みんなが黙ってしまったとき→クローズドクエスチョンはどう?など。教えていただくのではなく、気づく場だったのだなとおもいました。
                              メールには感情があるとのことだが、相互作用として活性化するというテーマに対し、やりかた次第で活性化させるという方法がありそうだとおもった。テクニック、技術的なものに対してなにか考えられるといいと思った。

                              まとめ

                              また別の機会にやってみると新たなきづきがあるかもしれません。心地よい時間をすごせて、よりよりものが見つかると良いなとおもいました。
                              ・九州ゆるくやってます。メンバー100
                              人、第一土曜日のこの時間にやっています。機会があればぜひお越しください。女性が多い、行政の方が多いです。多様なメンバーです。定例会終了後にすぐプチ泡そのあと、本泡なんてやってます。大阪の次の全国フォーラムは九州で考えています。
                              ・7
                              月7 日8 日に合宿をします。飛行機バーゲンフェアありますので、ぜひ九州まできてください。内容は、各支部から一人づつ来ていただいて、競演をお願いしたいと考えています。

                              事務連絡(梅谷さんしめくくり/5 月度定例会等)

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                              メールを使って"気持ちよくコミュニケーションする""メンバー間の相互作用を活性化する"ための極意3ヶ条

                              ちびまりML 三ヶ条の御宣言(グループでML を作った時に・・・を想定)

                              第一条:ほんとにメールでいいの?まず会ってみたら
                              第二条:そのメール愛がありますか
                              第三条:そのメールわかる?
                              反応しよう
                              メールは1つのツールとして使おう
                              相手のことを考えてメールを送信しよう
                              読み手にとってわかりやすく
                              ぬくもりが伝わる感謝の言葉をそえて!
                              受け手のことを考えて見直そう!
                              ベース:1汝自身を知れ!メールだけがコミュニケーションツールだと思いこまない!心身共に良いコンディションでやりとりする
                              コンテンツ:2What?~事実?意見?感情?~事実・意見・感情を分けて考えよう!伝えたい内容を正確かつ簡潔に・悪い感情は書かず(事実のみ)良い感情は文末にさりげなく
                              プロセス:3「つなぐ」自分の書いたことで終わらせないよう、つなげる・自分だけで完結しない・相手の言葉を引用・議論をかみ合わせる努力する
                              メールにも交通整理を!
                              よく読む!!
                              メールだけに頼るな!!根まわしも必要ヨ・・・
                              論点は明確に!
                              相手のことを思いやり
                              送信前に再確認
                              徹子の部屋を目指せ!相手が反応しやすいようにメールを送るex .オープンクエスチョン・のこりめ(わかっていることをすべて自分でいうのでなく、相手に書かせるテクニック)
                              コンシェルジュを目指せ相手のこと(状況・立場・気持ち)を想像する
                              四コママンガを目指せ!!分かりやすさ・読みやすさ(マナー・スキル)
                              ・クリック1
                              秒後悔一生!送信ボタンを押す前にもう一度読み直そう
                              ツールの特性をよく知ろう!本心が伝わりにくい・エビデンスが残る・何時でもOK!
                              メールが全てじゃない!!メールはコミュニケーションツールのひとつにすぎない・メールで情報、TEL でニュアンス・必ず読まれる、伝わるとは限らない
                              心編:"心"の伝わる言葉と文章で
                              交流編:シュートではなくパスで!!
                              テクニック編:相手を幸せな気持ちにさせる書き方で!!
                              相手の気持ちを考えて、書き手も読み手も、文章を吟味すべし!
                              個性と気持ちを込めて書くべし!
                              何より即レスすべし!
                              ほメールで高メール(駄洒落で共感をつかみながらメールを出しましょう。)ほれメール・認メール・ススメール・掴メール・太目―ル・おメール・悪い方向を止メール
                              ダジャメールで親しメール集メール・広メール・知らしメール・片メール・深メール・発メール
                              即メール確かメールで固メール見えール・眺メール(ROM )・治メール・納メール・ナナメール(CC )・まとメール
                              モニターの先の人を思い浮かべてコミュニケーションすべし
                              ハイブリッドコミュニケーションを忘れずに!!(メールを出す時に相手のことを思いうかべる。メール以外の方法もわすれないように。)
                              メールに限らず人間力
                              素早い返信
                              最初の1行目でプラスの気持ちを表す!ありがとう・うれしい・感動した
                              タイトルは最大のメッセージだと心得よ!~中身と期待を入れる~

                              以上

                              ←前のレポート 一覧表へ 次のレポート→