2013年度5月定例会 3.『事前準備をきわめる』〜本気のフィードバック&再チャレンジ〜東京支部

       

事業内容 調査研究:東京支部 2013年5月度定例会
テーマ 2013年度5月定例会 3.『事前準備をきわめる』〜本気のフィードバック&再チャレンジ〜
開催日 2013年05月25日(土)
会 場 大橋会館 206
講師・
ファシリテーター
竹内文彦(FAJ会員) 1名
企画運営担当
田頭篤、野口砂絵子、山田竜也、館野一喜、河野恵、田代翼、(小藤輝正)、(千葉和江)(以上、FAJ会員) 
6名
参加者数(会員) 39名
一般・見学者数 1名
テーマ詳細
プログラム内容
担当者振り返り
参加者コメント
など
【概要】
皆の発言を引き出す、ファシテーショングラフィックでまとめる、その場を仕切るファシリテーターの腕は重要です。
でも、大事なのはその場での対応だけでしょうか?
会議のシナリオ作りから会場造り、さらには様々なトラブルへの備えまで、小さな気配りで大きな効果、そんな事前準備をきわめてみませんか。

参加者ははファシリテーター側と参加者側に分かれ、先攻後攻の試合形式で立場を入れ替えながら、各回テーマを変えた模擬会議を実施しました。
模擬会議は各自が状況設定に基づく役割を持つ、ロールプレイ形式で行いました。
(例:ファシリテーター=自治会青年部、参加者=頑固者役員やボランティア)

各試合は《事前準備→模擬会議→対戦チームを交えた振り返り》の手順で進めました。
今回初の試みとして、「振り返り模造紙(後述)」を利用し、各回のフィードバックの促進を図りました。

また、進行は前回に引き続きバーチャルファシリテーター「前乃エフ」が実施し、チーム分けには「二軸ざむらい」に協力をお願いしました。

※振り返り模造紙とは・・・事前準備における"予測"と"対策"、振り返りにおける"起こったこと・結果"と"対策の効果"の仕切りを作り、その中で話をすることで、コンテンツに偏らないプロセスの振り返りを促す枠組み。

【プログラム内容】
12:30 前乃エフ登場!!
チーム分け&チーム内自己紹介
12:45 本日の進め方
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12:55 第1試合(先攻)事前準備
13:10 模擬会議
13:20 相互フィードバック
13:35 第1試合(後攻)事前準備
13:50 模擬会議
14:05 相互フィードバック
〜10分休憩〜
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14:30 第2試合(先攻)事前準備
14:45 模擬会議
15:00 相互フィードバック
〜10分休憩〜
15:30 第2試合(後攻)事前準備
15:45 模擬会議
16:00 相互フィードバック
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16:15 チームで振返り

【参加者の声】
・事前準備が大切だということに改めて気づかされた。
・何を事前準備すればよいのか、忘れないよう、網羅的に頭の中に入れておきたい。

【担当者振り返り】
◇MF
・事前準備の事前準備大変でしたが、参加者の皆さんになるべくわかりやすいインストラクションを心がけて企画しました。今回の経験はまた次回の事前準備にぜひ生かしたいと思います。

◇企画チーム・運営
・回を追うごとにファシリテーター側の工夫が出て、場の形に変化をつけたり、
あらかじめ一定のグラフィックを用意するなどのチャレンジが見られました。
・ロールプレイは参加者側も駄々をこねたり、遅刻者が現れる設定を作ったりと、
白熱したものでした。
・前回の反省を踏まえ、インストラクションなどに工夫をこらしました。当日、現場での瞬発力を発揮することができないという制約のもと、我々企画チームは事前準備を究めていっているように思います。
・事前準備にフォーカスした振り返りになるよう、振り返りのやり方として「振り返り模造紙」を取り入れてみました。修正すべき点はあるものの、概ね導入してよかったと思います。
・事前準備の観点を列挙したシートをお配りしました。是非、現場で活用して頂きたいと考えています。
・ワークの時間が通常の定例会より短かったため、柔軟に対応できるよう工夫していきたいと思います。
・何度も開催して改良しているのですが、今回もまた改良点が見つかっています。プログラム作りは奥が深いですね。

報告者 田代 翼
報告日 2013年06月06日
その他特記事項
 
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