事業内容 | 調査研究:東京支部 2015年3月度定例会 | |
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テーマ | 『その気になる会議の場づくり(空間づくり)を体験しよう!』 | |
開催日 | 2015年3月28日(土) | |
会 場 | 芝浦工業大学 芝浦キャンパス 302教室 | |
講師・ ファシリテーター |
柴田千晶、永野直樹(FAJ会員) | 2名 |
企画運営担当 |
東憲治、伊藤浩、加藤博敏、亀井誠史、高谷朱美、増平貴之、(鈴木克典)(以上FAJ会員)
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6名 |
参加者数(会員) | 17名 | |
一般・見学者数 | 2名 | |
テーマ詳細 プログラム内容 担当者振り返り 参加者コメント など |
普段、皆さんが使いやすくて集まりやすい定例会の会場確保などをしている支部運営委員会内のメンバー(通称箱チーム)が、与えられた箱(皆さんの日常使っている会議室)を、より良い場にする"アイデア"を学びあう場を提供します。
<概要>
皆さんは普段どのような場(空間)で会議をしていますか?
なぜか、活発な議論ができたり、できなかったりしませんか?
それは場の影響かもしれません。
どんな会議には、どんなレイアウトが相応しいか、相応しくないか。
まずは、ワークを通じて体験してみましょう。
でも、普段の仕事や活動で使っている会議室。レイアウトの変更が難しいことも多いですよね?
その空間で会議を、より良いものにするために出来ることはないでしょうか?
その場の空気を変える"アイデア"を、皆で出し合い、試して見ましょう。
どんな話し合いには、どんな"アイデア"が活かせるでしょうか?
皆さんが試して見たい"アイデア"も大歓迎!
持ち寄った"アイデア"から幾つかを試して見たいと思います。
「これは使えそう!」
"アイデア"を持ち帰って、さりげなく、明日からの会議を変えてみませんか?
<対象>
普段の会議の場の雰囲気を・・・
・変えられないかなと思っている方。
・変える"アイデア"を一度試してみたい方。
・変えた"アイデア"を皆にも伝えたい方。
そのほか、普段の会議を場(空間)を変えることで、どうにかしてみたい方。
<目標(ゴール)>
会議を良くするためには「場づくり(空間づくり)」が大事なことを、参加者が体感的にわかっていること。
会議を、より良くする場づくりの"アイデア"(ヒント)が沢山出ていて、
一人ひとりが「使えそうだ」と思えるものを、参加者が一つ以上持ち帰ることのできる状態になっていること。
【プログラム】
1.オープニング
2.レイアウトの違いを体感するワークショップ
3つのグループが、A:サークル型、B:アイランド型、C:コの字型の3つのレイアウトパターンを移動しながら、10分ずつの「発散」「収束」「合意形成」の話し合いを行いレイアウトの違いを体感。
(1)前半ワークのインストラクション
(2)話し合い10分+個人振り返り2分を、各チームが場を移動しながら3回繰り返す。
(3)レイアウトの違いで感じたことをグループ内で共有する。
(4)全体共有
(5)ミニレクチャー
3.より良い場づくり(空間づくり)のアイデアを体感するワークショップ
レイアウトの変えられない会議室などで、より良い会議にするためのアイデアを、持ち寄り、出し合って、試してみる。
(1)後半ワークのインストラクション
(2)より良い会議にするための空間づくりに関するアイデア出し(個人で考え紙に書く。+全員で発表しながら貼り出す。)
(3)アイデアの検証(第1回)
? 試して見たいアイデア6つを選びグループを作る。
? アイデアを検証する話し合い20分+グループ振り返り10分
(4)アイデアの検証(第2回)
? 残ったアイデアの中から試して見たいアイデアを6つ選びグループを作る。
? アイデアを検証する話し合い20分+グループ振り返り10分
(5)検証してみた12のアイデアの共有
4.プログラムフィードバック&クロージング
【参加者の声】
参加者は普段の会議を「会議に合う部屋で出来ない。」方が7割を占め、参加動機は「普段の会議の場を、変えられないかなと思って」「普段の会議の場を変えるアイデアを一度試してみたくて」が殆どであった。話しやすいレイアウトはアイランド型とする回答が多かったが、「発散」の段階ではサークル型との回答が一番多かった。
後半試したアイデアでは、持ち帰りたいと回答が多かったアイデアは・・。
◇ (トーキング)ボール :
「ボールが来ると無言でおれなくなる。意見出し時の沈黙回避に。」「職場でやるには現実的。」・・
◇ いじいじ落花生を剥き食べながら話し合い :
「手が動いていると落ち着く。」「落花生を買ってくるだけでできる。」
「(当日はテントウ虫柄のチョコで代替)小道具になるかも。」
◇ ぬいぐるみ(一人一体づつ):
「想像以上に話しやすい。」
「ぬいぐるみのキャラになったつもりで話せる。」
「(ぬいぐるみの交換で)他の役割を演じることができる。」
◇ イーゼルパッド&ホワイトボードシート:
「場所を選ばない。」
「皆と距離が近い。」
「話しをまとめたり共有するのに役立つ。」
「参加者アイデアをベースにしたこと。」「直ぐにその場で試してみたこと。」に高評価を得た。また、「有意義なアイデアを持ち帰れる。」「なかなか試す機会がないので面白かった。またやりたい。」などの声を戴いた。
一方、「アイデアを試す趣旨を理解して「話し合い」をしないと何をしているのかわからなくなる。」との声は、今後、要留意。
【MF振り返り】
〔前半MF〕
同様のレイアウト体感的なワークショップ(WS)は過去2回東京支部定例会で実施している。話し合いのフェーズによって相応しい場(空間)、相応しくない場があるということは、体験すると、知識として教科書的に知っている以上に実感できる。今回は、前半WSではレイアウトだけでなくグループサイズや席順など、場に影響を与える要素は多く、場づくりは奥深いことも再認識できた。それから、過去の定例会の振り返りで出た要望「机椅子のレイアウトを思うように変えられない会議室という条件下で、より良く話し合えるようにするためのアイデア(ツールなどの工夫)を知りたい」について、参加者とともに考える後半のWSとセットで定例会プログラムを組めたのが、最大の成果だと思う。前半WSは、参加者が後半WSに取り組む動機付けとしても、相応しかったと思う。また、今回のプログラムでは模造紙等の掲示物が多かったが、定例会当日朝の短時間での大量グラフィック作成や、壁貼り不可会場での掲示方法の考案など、企画スタッフ皆が得意技を発揮してくれたことが功を奏したと思う。企画発案者としても、感謝したい。
〔後半MF〕 皆さんからのアイデアを出してもらい、やりたいものに投票してもらった。初めどの位の数が出るのか?が不安であったが、23個のアイデアが出て、その出たアイデアの中から検証できそうなものを投票で12個について模擬会議で実証実験をし振り返りを行う事ができた。OST風に行ったので、検証できる件数、検証レベルがその時まで不安であったが、素晴らしい アイデアと深い考察が多数あり、取り越し苦労であったが、その場の現場力がかなり必要で、企画スタッフの皆さんの協力と活躍なしで成功は無かったと思う。この場を借りて、参加者の皆さんとスタッフの方々には感謝したい。 【担当者振り返り】
通常、定例会などの会場確保を担っている機能チームのリーダーの発案で始めた企画。 特に後半のアイデア出しは、花束や絵画、何色ものテーブルクロスや沢山のぬいぐるみ、普段の定例会では手の届かない凝ったお菓子など、様々なものを企画チームで持ち寄り、機能チームとしてのMTG等の中でも試した上で迎えた定例会当日でした。 ところが、後半冒頭の参加者のアイデア出しでは、皆さん、「考えてこなかった」としながら、(ここでイキナリ、トーキングボールを使って発表された方のお陰もあって)出るわ出るわ。予め準備したスタッフグッズの使い方紹介には及びませんでした。(ちょっと残念。) アイデアグッズが十分揃わない中で、企画チームが準備しておいたアイデアグッズや、いつもの備品など、参加者の皆さんがそれぞれ工夫しながらのアイデアの体験。皆さん、楽しそうに色々なものを試して下さって、企画した甲斐がありました。 |
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報告者 | 加藤博敏 | |
報告日 | 2015年4月11日 | |
その他特記事項 |
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